Groupe EXPLEO, plus qu’une histoire, une aventure humaine…

Le Groupe EXPLEO s’appuie sur 19000 collaborateurs hautement qualifiés qui fournissent des solutions à forte valeur ajoutée dans 30 pays. Expleo vous aide à réaliser vos ambitions et à assurer, ensemble, votre avenir. Nous vous offrons un mélange unique de réflexion audacieuse et d’exécution fiable, pour accélérer l’innovation à travers chaque étape de votre chaîne de valeur.

Au-delà de rejoindre une entreprise, c’est donc une aventure humaine que nous vous proposons de VIVRE !! #LI-SH1

Poste au sein du CSP Maroc , avec un rattachement fonctionnel à la direction "Facilities - France", l’Assistant(e) de Gestion intervient en support des équipes opérationnelles et collaboration avec le contrôle de gestion.

S’assure de la fiabilité et de la traçabilité des données de gestion.

Assure la gestion administrative et contractuelle des sites en exploitation et en projet.

Assure l’interface avec les services administratifs centraux d’Expleo (Comptabilité, Achats, HSE, Finance) et les fournisseurs.

S’assure que le processus de gestion en vigueur est respecté par les responsables Facilities.

L’Assistant(e) de Gestion a un devoir d’alerte face à toute anomalie ou dysfonctionnement détecté dans le cadre de ses fonctions. Ce devoir d’alerte doit s’exercer auprès de son manager hiérarchique et fonctionnel.

Responsabilité

Sur la partie administrative, gestion financière des budgets

• Participe à l’élaboration des budgets et forecast du périmètre Facilities en relation avec les Responsables d’exploitation et en assure le suivi.
• Saisit les commandes d’achats dans l’outil de gestion (Unit4 ou ERP similaire) ainsi que les réceptions associées afin de constater ou provisionner les coûts d’exploitation.
• Suit les commandes et les réceptions pour éviter les retards de paiement
• Vérifie les factures fournisseurs pour s’assurer de la conformité par rapport à la commande et aux conditions de ventes puis ordonne le paiement à la comptabilité.
• Suit le paiement des fournisseurs et les éventuels litiges.
• Suit la variation du budget au fil de l’eau
• Assure la saisie et le suivi des commandes sur projets en relation avec le Responsable Travaux Neufs
• Dans le cadre des clôtures mensuelles, l’Assistant(e) de Gestion s’assure que l’ensemble des informations nécessaires ont été saisies et contrôlées dans les délais.
• Participe à la gestion des baux (Résiliation / dépôts de garantie…)

Sur la gestion des sous-locations

• Assure le suivi de la sous-location des bâtiments par l’établissement des factures trimestrielles et validé par la Responsable immobilier.
• Assure le suivi des charges et des régularisations de charges des années précédentes
• Suit les paiements

Tâches annexes

• Etablit les états Excel nécessaires à la réalisation du bilan HSCT, des reportings & KPI, du BEGES annuel…

Profil

De formation Bac +2/3 sur un cursus en gestion administrative, avec une expérience similaire (de 1 à 5 ans) dans la gestion administrative des Facilities. Idéalement dans un environnement de multinationale.

Atouts : Maîtrise du pack Microsoft, Aisance avec outil informatique en général 
Communication : Maîtrise du français obligatoire (niveau avancé, à l’oral qu’à l‘écrit) , Anglais est un plus

Rigueur, Autonomie, Organisation, Réactivité, Sens du service & du relationnel sont nécessaires